اگر تا قبل از سال 2020 عادت نداشتید با تیم خود از راه دور کار کنید، احتمالاً در حال حاضر ایده بهتری درباره نحوه کار همه چیز در حال حاضر دارید.
ما احساس می کنیم اکنون اوضاع کمی شروع به حل شدن کرده است و معتقدیم که زمان آن فرا رسیده است که در منطقه یادگیری باشیم و DigiEnable در اینجاست.
ممکن است اخیراً نام “منحنی تغییر” اثر کوبلر راس را شنیده باشید.
اما یک مورد ویژه برای سال 2020 نیز وجود دارد.
ما فکر می کنیم اکنون زمان آزمایش مجدد و یادگیری مهارت های جدیدی است که برای راه اندازی مجدد جدید 2020 نیاز دارید!
اگر قبلاً در یک تیم کاری از راه دور یا یک تیم کاری منعطف کار کرده اید و این به این معنی است که شما به 100٪ از راه دور منتقل شده اید، ممکن است دریابید که این فرصتی برای تست استرس فرآیندها و سیستم های شما بوده است.
اگر اینطور است، حتما با تیم خود بررسی کنید…
چه چیزی خوب کار می کند؟ چه چیزی را می توان برای افزایش انسجام و بهره وری بهبود بخشید؟ آیا چیزی وجود دارد که به راحتی بتوان آن را ساده کرد؟ چه چیزی در تنظیمات فعلی شما کم است که به شما کمک می کند کار خود را سریعتر یا آسان تر انجام دهید؟
اگر در همان ابتدای کار از راه دور برای تیم خود بوده اید و احساس می کنید که ناگهان به پایان کار خود رسیده اید، حتما به این موضوع نیز توجه کافی داشته باشید.
سطح مهارت فنی و نیازهای آموزشی اعضای تیم روحیه و بهره وری تیم به صورت آنلاین آداب کار آنلاین – آیا تیم شما بر روی برخی از اصول “چگونگی” برای کار از راه دور توافق کرده است؟ آیا ایمیل بهترین گزینه است؟
ما از سال 1991 ایمیل داریم، 36 روز در سال را صرف نوشتن ایمیل می کنیم و به طور متوسط روزانه 200 ایمیل دریافت می کنیم.
آیا تیم شما به این دلیل که *آسان‌تر* است ایمیل می‌فرستد؟
از خود بپرسید که آیا ایمیل بستر مناسبی برای این گفتگو یا پروژه است؟
ما به شدت یک خط‌مشی ایمیل را توصیه می‌کنیم که نه تنها زمان استفاده از ایمیل، بلکه نحوه نوشتن ایمیل‌ها را نیز توضیح می‌دهد – مانند داشتن یک سیستم کدنویسی برای خطوط موضوع خود برای کمک به تیم شما در درک آنچه مورد نیاز است.
آیا ایمیل بهترین گزینه است؟ در اینجا چند جایگزین دیگر نیز وجود دارد که باید در نظر بگیرید…
ابزارهایی برای سازماندهی و بهینه سازی تیم ها
ممکن است در حال حاضر از تعدادی بسته و پلتفرم مختلف برای انجام کارهای خود به صورت جداگانه و درون تیم خود استفاده کرده باشید، اما در اینجا برخی از آنها برای سهولت استفاده توصیه می‌کنیم، و بسته به اندازه، اکثر آنها رایگان یا کم هزینه هستند. تیم شما
ارتباطات تیمی
چگونه با تیم‌های خود در ارتباط باشید، به راحتی مکالمات آنلاین در جریان‌های موضوعی داشته باشید که به همه اعضای تیم شما کمک می‌کند تا از آنچه در حال وقوع است به‌روز بمانند – حتی اگر به صورت انعطاف‌پذیر یا پاره وقت کار می‌کنند. این می تواند مقداری از فشار را از زنجیره های ایمیل و صندوق های ورودی پر کند.
آرامش
تیم های مایکروسافت
گله
مدیریت پروژه و وظایف
شکل دادن به پروژه و عناصر آن به صورت دیجیتالی، اختصاص دادن یک کار به اعضای تیم و افزودن زمان‌بندی، ضرب‌الاجل‌ها و اعلان‌ها واقعاً می‌تواند به ساده‌سازی بسیاری از مکالمات ایمیلی کمک کند، بررسی کنید که افراد در این فرآیند کجا هستند و به مرور پروژه در یک نگاه کمک می‌کند. پروژه های دیجیتال و برنامه های مدیریت وظایف واقعاً می توانند به حفظ همه افراد در یک صفحه، به روز و در بالای کار تیم ها کمک کنند.
ترلو
آسانا
انجام شده
اشتراک گذاری فایل
یکی از مشکلات بزرگ تیم های دیجیتال که به طور جمعی روی اسناد کار می کنند، نسخه های فایل است. شخص 1 آخرین نسخه را به شخص 2 ایمیل می کند، اما قبل از اینکه شخص 2 فرصتی برای ویرایش سند داشته باشد، شخص 1 تغییراتی ایجاد کرده و نسخه دوم را ایمیل کرده است. اگر شخص 2 (خرس) فقط اولین نسخه سند را در ایمیل‌های خود می‌بیند (یا ابتدا از قدیمی‌ترین ایمیل کار می‌کند)، پس شما قبلاً مجموعه دوم تغییرات شخص 1 را از دست داده‌اید. اگر این ممکن است کمی به یک کابوس تبدیل شود. آنگاه افراد بیشتری خواهید داشت.
اینجاست که نسخه های فایل نجات دهنده شما هستند! با استفاده از راه حل میزبانی وب مبتنی بر ابر، هر بار که شخصی به یک سند نگاه می کند، جدیدترین نسخه را می بیند، حتی در برخی شرایط این توانایی را دارد که ببیند آیا دیگران در حال حاضر در حال ویرایش سند هستند یا خیر. این همچنین به راحتی تغییرات و گزینه های بازگشت را ردیابی می کند. بیشتر پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری فایل به شما امکان می‌دهند فایل‌های خود را در دستگاه‌هایتان همگام‌سازی کنید تا یک نسخه آفلاین برای دسترسی آسان داشته باشید.
دراپ باکس
پرونده های گوگل
Zoolz Smart Cloud
مدیریت زمان
آیا می‌خواهید زمان جلسه‌ای را انتخاب کنید که برای همه مفید باشد، آیا سن و سال‌ها و ایمیل‌های زیادی را صرف تلاش برای ترتیب دادن زمان جلسه می‌کنید؟ یا می خواهید ردیابی کنید که تیم شما چقدر زمان صرف پروژه ها یا مشتریان مختلف می کند؟ سپس می خواهید روی برخی راه حل های مدیریت زمان سرمایه گذاری کنید. در اینجا 3 تای برتر ما هستند که کارهای مختلفی انجام می دهند و تنظیمات مشابه دیگری نیز در دسترس است، اینها مواردی هستند که ما پیدا کردیم، استفاده می کنیم و بیشتر دوست داریم.
Doodle – با ارائه طیف وسیعی از تاریخ‌ها و زمان‌هایی که تیم شما نیز می‌تواند به آنها پاسخ دهد، زمانی را پیدا کنید که برای اکثر اعضای تیم شما مناسب باشد – بله، خیر و شاید برای قضاوت برنامه واقعاً مفید باشد.
Calendly – پیوندی را برای افراد ارسال کنید تا بتوانند ببینند چه زمانی در دسترس هستید و زمان را در تقویم خود رزرو کنند – بدون نیاز به دسترسی مستقیم به تقویم شما. برای برپایی جلسات عالی است.
Toggl – یک پلتفرم با کاربری آسان برای ردیابی مدت زمانی که صرف یک پروژه یا مشتری خاص می کنید. یک سیستم ساعت ورودی و خروجی ساده، حساب را برای شما انجام می دهد.
ارتباطات تیمی رسمی و غیر رسمی
هنگامی که فناوری را مرتب کردید، توجه خود را به *چگونه** حفظ کنید که تیم خود را به صورت سازنده و همچنین به روشی انسان محور حفظ کنید. برای حفظ عملکرد بهینه تیم‌ها، ایجاد رابطه، روحیه تیمی و تعاملات انسانی نیز به زمان نیاز دارد – اجازه ندهید که همه چیز همیشه به نتیجه برسد. تیم خود را بشناسید، خواسته های آن ها، عشق ها، خواسته هایشان را بشناسید. تیمی که احساس می‌کند ارزشمند است و دوستش دارد، در واقع عملکرد بهتری دارد – و معمولاً به یک تیم عالی برای کار کردن تبدیل می‌شود! آیا شما آن را هر روز نمی خواهید؟
در اینجا مواردی وجود دارد که باید در مورد آنها فکر کنید تا تیم خود را *با هم* بیشتر کنید…
هک های رسمی ارتباطات
جلسات تیم ثابت – ساختار تیم خود را با یک جلسه تیمی هفتگی در یک روز و زمان مشخص هر هفته برای تداوم ارائه دهید.
پلتفرم‌ها و افراد توافق‌شده – توافق کنید که از چه پلت‌فرم‌هایی برای چه کارهایی استفاده می‌کنید و چه کسی باید درباره x,y,z با او صحبت کنید.
میانبرها برای تقویم ها و ایمیل ها – نحوه استفاده از تقویم ها و ایمیل های خود را برای بهترین اثرگذاری تراز کنید. اگر افراد در ساعات کاری انعطاف‌پذیر هستند، آیا تقویم‌هایشان زمانی را که در دسترس هستند منعکس می‌کنند؟
برنامه‌های جلسات آنلاین – جلسات آنلاین متفاوت از جلسات حضوری کار می‌کنند، مطمئن شوید که برنامه‌ها و سفارش شما ماهیت جلسات ویدیویی یا تماس را منعکس می‌کند.
اعتماد، پاداش و به رسمیت شناختن – فقط به این دلیل که تیم خود را شخصاً نمی بینید به این معنی نیست که باید از جشن های اداری غافل شوید یا مراقب تیم خود باشید تا بررسی کنید که آنها در حال انجام چه کاری هستند. هنگام کار از راه دور، باید مطمئن شوید که تمرکز بر روی نتایج و وظایف است، نه روش‌های قدیمی دفتر کار برای ارائه. فقط به این دلیل که نمی توانید تیم خود را ببینید به این معنی نیست که کار نمی کند. شما می توانید نقاط عطف را برای بررسی عملکرد تیم خود تعیین کنید و مطمئن شوید که برای 121 ثانیه و زمان بررسی شخصی زمان می گذارید، اما فراموش نکنید که ابتدا به تیم خود اعتماد کنید.
مطمئن شوید که روشی آنلاین برای پاداش دادن و شناسایی تیم خود در صورت انجام کارهای بزرگ دارید. مهم است و مهم خواهد بود. موارد اضافی کوچکی که می توانید به ماه تقویم تیم خود اضافه کنید می تواند تفاوت واقعی در انسجام تیم شما ایجاد کند.
هک های ارتباط غیررسمی
تعطیلات قهوه جمعه – مطمئن شوید که در یک نقطه از هفته، و همچنین یک جلسه رسمی هفتگی تیم، کاری معمولی و سرگرم کننده تر انجام می دهید! شاید از تیم بخواهید چیزی را که در این هفته آموخته اند به اشتراک بگذارند.
گزینه های خنک کننده آب – آیا مکان هایی وجود دارد که تیم شما فقط می تواند به آنجا رفته و چت کند؟ ایده ها را به اشتراک بگذارید؟ چیزهای سرگرم کننده و تصادفی را با یکدیگر به اشتراک بگذارید؟
سیستم دوستان – اگر فردی با حجم کاری خود مشکل دارد، کار از راه دور برایش دشوار است، در تیم شما تازه کار است، یا فقط چیزهای زیادی در جریان است، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که به یک دوست پیشنهاد دهید تا او را بررسی کند، به او کمک کند تمرکز کند و احساس حمایت کنند این می تواند یک فرآیند مداوم باشد یا می تواند برای شرایط خاصی باشد.
همکاری مجازی – آیا تیم شما همزمان روی یک پروژه خاص با هم کار می کند؟ آیا تیم شما می خواهد برای انجام کارها با افراد دیگر خارج از تیم کار کند؟ اگر به دنبال شخصی خارجی برای کار با آنها هستند، ما FocusMate را توصیه می کنیم.
یک انجمن آنلاین بسازید – به یاد داشته باشید، همانطور که در سناریوهای اداری، استراحت قهوه، زمان کیک، تولد و موارد مشابه وجود دارد، باید موارد مشابهی در جامعه به صورت آنلاین وجود داشته باشد.
اگر از Slack استفاده می کنید، پیشنهاد می کنیم HeyTaco را بررسی کنید! یا دونات، دو روش سرگرم کننده و جذاب برای اشتراک گذاری و اتصال جامعه و تیم خود. کمی سرگرم کننده برای اضافه کردن به روز!
آیا نیاز به افزایش بهره وری دارید؟
اگر می خواهید کارها را در زمان کمتری انجام دهید، پومودورو را به شدت توصیه می کنیم.
ما همچنین متوجه شده ایم که برخی از مشتریان ما اکنون جلسات پومودورو را با هم برگزار می کنند – هم به صورت فیزیکی در دفاتر و هم به صورت آنلاین. ما عاشق این ایده هستیم!!
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد تکنیک پومودورو، می توانید ماژول آموزش الکترونیکی ما را در https://elearning.diginable.co.uk/boosting-productivity-pomodoro بررسی کنید.
برای حمایت از تیم های خود به کمک بیشتری نیاز دارید؟
بنابراین اگر سؤالات سریعی دارید که نمی توانید پاسخی برای آن پیدا کنید، یک ایمیل برای ما ارسال کنید و ما همیشه سعی می کنیم با برخی از پاسخ ها و پیوندها به شما کمک کنیم (ما خوشحالیم که این کار را به صورت رایگان انجام می دهیم، اما استفاده منصفانه است. سیاست اعمال می شود).
اگر می‌خواهید آموزش آنلاین عمیق‌تر و مناسب‌تری برای خود یا تیم‌هایتان داشته باشید، برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه آموزش و مشاوره آنلاین ما می‌تواند کمک کند، با ما تماس بگیرید.