آخرین باری که ابزارها، فرآیندها و گردش کار دیجیتال خود را بررسی کردید چه زمانی بود؟ در اینجا چند نکته برای شروع شما وجود دارد. بیایید سال 2021 را با طرز فکر و گردش کار بهینه شروع کنیم!
از چه جریان های کاری دیجیتال و ابزارهای فعلی استفاده می کنید؟
اگر مدتی است *راه*هایی که عملیات یا فرآیندهای خود را اجرا می کنید بررسی نکرده اید، ممکن است متوجه شوید که ابزارهای جدیدتری وجود دارند که می توانند در زمان، استرس و انرژی شما صرفه جویی کنند. بنابراین همیشه ارزش دارد که فرآیندهای خود را هر 6 یا 12 ماه در فواصل منظم مرور کنید.
نمونه فرآیندهای دیجیتال شامل…
• ایمیل – خودکار، دستی، قالب
• پست های رسانه های اجتماعی/پیامک/پیامک/اس ام اس
• اسناد دیجیتال، پیوندها، نسخه های پشتیبان
• طوفان فکری خلاق
• یک رسید/فاکتور ایجاد و مدیریت کنید
• به روز رسانی وب سایت
• تنظیم تقویم/جلسه
• لیست کارها، یادآوری ها و مدیریت پروژه
گردش کار دیجیتال خود را تجزیه و تحلیل کنید…
در حال حاضر چه کارهایی در کسب و کار خود انجام می دهید که شامل بیش از یک مرحله دیجیتال است؟ سپس آنها یک گردش کار هستند.
برخی از نمونه ها عبارتند از…
• مشارکت دادن مشتری
• فرآیندهای GDPR
• توزیع محتوا
• ذخیره سازی و آرشیو داده ها
سوالاتی که باید هنگام بررسی گردش کار خود بپرسید
•تعداد ابزار/سکوها؟
•هر کدام چه کاری انجام می دهند؟
•چه کسی دسترسی دارد؟ چه کسی به دسترسی نیاز دارد؟
• آیا روی Mac/iOS، Windows، Android کار می کند؟
• مبتنی بر کاغذ چیست که می تواند دیجیتال باشد؟
• آیا توابع تکراری وجود دارد؟
• آیا می توانید داده های گرفته شده را کاهش دهید؟
• آیا می توانید تعداد مراحل را کاهش دهید؟
• ابزار جدیدی که کمک کند؟
هک های برتر برای گردش کار دیجیتال
ردیابی جریان های کاری که در یک هفته استفاده می کنید – آیا استفاده از آنها آسان است؟ چه چیزی کم است دوست دارید این فرآیند برای شما چه کاری انجام دهد؟
چه چیزی را می توان خودکار کرد؟ ادغام های پلت فرم داخلی را بررسی کنید. آیا می توانید این دو ابزار را به هم پیوند دهید؟ اگر بلافاصله مشخص نشد، می‌توانید از ابزار یکپارچه‌سازی مانند Zapier یا IFTTT برای اتصال از طریق یک برنامه شخص ثالث استفاده کنید.
چه فرآیندهای گردش کار در حال حاضر شامل مراحل کاغذی است؟ آیا می توان آنها را دیجیتالی کرد؟
اگر با دیگران کار می کنید، آیا همه شما فرآیند روشن و تعریف شده برای استفاده از گردش کار خود را می دانید؟ آیا نیاز به تجدید یا توضیح دارد؟
در نظر بگیرید که چگونه “مغز دوم” شما می تواند مقداری از استرس را برای شما کاهش دهد
لحظه ای را به مرور گردش کار فعلی خود اختصاص دهید. آنچه برای آنها خوب، بد، مفید و آزاردهنده است. تحقیقات بیشتری در مورد ابزارهای دیگری که می تواند کمک کند انجام دهید.
در صندوق ورودی خود گیر کرده اید؟ سپس آموزش ZenForInbox ما را بررسی کنید آیا به کمک بیشتری نیاز دارید؟
بنابراین اگر سؤالات سریعی دارید که نمی توانید پاسخی برای آن پیدا کنید، یک ایمیل برای ما ارسال کنید و ما همیشه سعی می کنیم با برخی از پاسخ ها و پیوندها به شما کمک کنیم (ما خوشحالیم که این کار را به صورت رایگان انجام می دهیم، اما منصفانه است. سیاست استفاده اعمال می شود).
اگر می‌خواهید آموزش آنلاین عمیق‌تر و شخصی‌شده‌تری برای خود یا تیم‌هایتان داشته باشید، برای اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه آموزش و مشاوره آنلاین ما می‌تواند کمک کند، با ما تماس بگیرید.