ایمیل یک ابزار ارتباطی عالی برای بسیاری از چیزها است، اما مشکل اینجاست که مانند آن چیزی است که شما به آن ضربه می زنید و دوباره ظاهر می شود. یک بار او را زمین بزن و او با انتقام برمی گردد. برای مثال، اگر من مثلاً به سه ایمیل پاسخ دهم، پس از مدت کوتاهی، می‌توانید شرط ببندید که چهار ایمیل جدید (یا بیشتر) برای خواندن و پاسخ دادن به من وجود دارد.
ایمیل ها به معنای واقعی کلمه می توانند زندگی ما را تسخیر کنند. ما می توانیم زمان زیادی را صرف خواندن و سپس پاسخ دادن به همه آنها کنیم. وقتی کار می کنیم، تمام کارهای روزمره خود را انجام می دهیم، این مانع از رسیدن سریعتر به آنچه واقعاً برای رسیدن به آن نیاز داریم، می شود. به گفته جسیکا روولو، یکی از بنیانگذاران و رئیس آرکادیوم، “ایمیل نوعی اختلال کمبود توجه تجاری را به افراد می دهد، بنابراین هر چیزی که وارد صندوق ورودی شما می شود بر هر چیزی که روی آن کار می کنید اولویت دارد.”
این باید مشاهدات مرلین مان استاد بهره وری باشد – بنابراین او رویکرد Inbox Zero را فرموله کرد که هدف آن خالی نگه داشتن صندوق ورودی (یا حداقل تقریباً خالی) در تمام مدت است. مردم همیشه به تعداد ایمیل های باز نشده در صندوق ورودی خود بسیار وابسته هستند و فقط باید به آن ایمیل ها برسند، حتی اگر موارد مهم تری وجود داشته باشد که باید مراقب آنها باشند.
رویکرد Inbox Zero به این معنی نیست که ما باید ایمیل‌های خود را نادیده بگیریم و به محض رسیدن آنها را حذف کنیم – احتمالاً از منظر تجاری مشکلات بزرگ‌تری برای ما ایجاد می‌کند. این رویکرد در مورد مدیریت هوشمند ایمیل است تا بتوانیم خیلی سریع از آنها عبور کنیم. به این ترتیب می‌توانیم روی آنچه واقعاً برای کسب‌وکارمان اهمیت دارد، که باید اولویت ما باشد تمرکز کنیم – نه پاسخ دادن به ایمیل‌ها.
علاوه بر این، Inbox Zero برای زمان‌بندی پاسخ‌های ایمیل ارزش زیادی قائل است. بهتر است ابتدا این کار را انجام ندهید، زیرا مطمئناً چیزهای مهم تری نسبت به پیام هایی که از طریق ایمیل ارسال می شوند وجود دارد. اگر پیامی فوری و بسیار مهم است، راه‌های کارآمدتری برای ارسال آن برای ما وجود دارد، بنابراین ایمیل‌ها قطعاً می‌توانند منتظر بمانند تا ما به اصول اولیه بپردازیم.
کارشناسان بهره‌وری همچنین توصیه می‌کنند در طول روز کاری از ایمیل‌ها در اوقات فراغت خود مراقبت کنید و آنها را به عنوان بخشی از وظایف روزانه خود تلقی نکنید. به سرعت پیام‌های بی‌اهمیت را حذف کنید، پیام‌های ارسال‌کنندگان VIP را بررسی کنید و سپس به صورت مختصر پاسخ دهید. اگر نیاز به پاسخگویی رسمی وجود دارد، از الگوها به عنوان راهنما برای ایجاد پاسخ استفاده کنید.
در مجموع، Inbox Zero در مورد بازگرداندن ما به مسیر فعالیت های روزمره تجاری و بازگرداندن زمان ارزشمند به ما است تا بتوانیم در هدف گذاری اهداف تجاری خود سازنده تر و کارآمدتر باشیم.
پنج فرآیند ایمیلی که #inboxzero ارائه می دهد عبارتند از…
حذف – یعنی جایی در زندگی شما ندارد
بایگانی – Mann فقط یک مورد را ارائه می دهد، اما ما معمولاً چندین پوشه “بایگانی” داریم که برای جستجوی آسان تر به پروژه ها تقسیم می شوند.
نماینده – آیا می توانید شخص دیگری را مجبور به انجام این کار کنید؟ سپس این فرآیند را آغاز کنید و یک کار یادآوری برای خود تنظیم کنید تا در تاریخ بعدی تکمیل شود
پاسخ – اگر می توانید در عرض 2-3 دقیقه پاسخ دهید، همین الان این کار را انجام دهید! از ایمیل های کوتاه و مختصر 5 جمله ای استفاده کنید.
انجام دهید – این به نوعی مانند یک پاسخ است، اما ممکن است به معنای فشار دادن پاسخ نباشد. این «اکنون انجامش دهید» به ایجاد یک کار در لیست کارهایتان، تقویم کردن آن جلسه یا قرار دادن یک یادآوری در تلفنتان برای درخواست از شما برای انجام کاری بعدا اشاره دارد.
به تعویق انداختن – این گزینه برای آن دسته از ایمیل‌هایی است که نمی‌توانید فوراً به آنها واگذار کنید یا به آنها پاسخ دهید. این ممکن است بر اساس عوامل خارجی، کار خارجی یا اگر پاسخ بیش از 5 دقیقه طول بکشد. این باید به یک پوشه “برای پاسخ” منتقل شود، DigiEnable به نام “اقدامات مورد نیاز” نامیده می شود. این هنوز هم مبتنی بر ایمیل است، اما می‌تواند شامل استفاده از فهرست کارهای شما، تقویم‌ها یا سیستم‌های مدیریت مشتری برای پیگیری باشد.
مهم‌ترین چیزی که از InboxZero آموخته‌ایم این است که در مورد هر ایمیلی که در صندوق ورودی‌تان است از خود سوال بپرسید: «بعد از کجا؟ کجا باید برای همیشه زندگی کند؟» و «روند!!!!»
تنها ایمیل های موجود در صندوق ورودی شما باید ایمیل های خوانده نشده باشد. وقتی به آن خورشید خندان در جیمیل یا یک صندوق پستی خندان در یاهو برخورد می کنید (بله، می دانید که وقتی صندوق ورودی شما خالی است آنها را دارند؟)، وقت آن است که به بقیه روز خود ادامه دهید.
بهترین خط از مرلین مان آن را خلاصه می کند … “نگذارید بلک بری شما تبدیل به گربه های در حال انفجار شود”.